DORS/2022-12820226
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LOI SUR LE COLLÈGE DES CONSULTANTS EN IMMIGRATION ET EN CITOYENNETÉCode de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyennetéLe ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration, en vertu du paragraphe 43(1) la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyennetéa prend le Code de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté, ci-après.L.C. 2019, ch. 29, art. 292Ottawa, le 9 juin 2022Le ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration,Sean FraserMinister of Citizenship and Immigration
Définitions et interprétation
DéfinitionsLes définitions qui suivent s’appliquent au présent code.client Personne ou entité qui, selon le cas :a conclu un contrat de consultation ou un contrat de service avec un titulaire de permis;consulte un titulaire de permis qui lui fournit ou accepte de lui fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté;après avoir consulté un titulaire de permis, conclut raisonnablement que ce dernier a accepté de lui fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté. (client)Loi La Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté. (Act)Conflit d’intérêtsPour l’application du présent code, il y a conflit d’intérêts lorsqu’il existe un risque important que le titulaire de permis se trouve dans l’une des situations suivantes :il peut favoriser indûment son intérêt personnel ou celui d’une autre personne et ainsi compromettre sérieusement sa capacité de s’acquitter de ses obligations professionnelles envers un client;il ne peut s’acquitter de ses obligations professionnelles envers un client sans compromettre sérieusement sa capacité de s’acquitter de ses obligations professionnelles envers un autre client ou un ancien client.
Objet et application
ObjetLe présent code prévoit les normes de conduite professionnelle et de compétence auxquelles doivent répondre les titulaires de permis du Collège.
ApplicationLe présent code s’applique au titulaire de permis, même à l’égard des services de consultation en immigration ou en citoyenneté qu’il offre ou fournit pro bono.
Normes généralesDéontologie
Normes de la professionLe titulaire de permis respecte les normes de la profession et s’acquitte de ses obligations professionnelles de manière honorable et intègre.Conduite indigneIl est interdit au titulaire de permis d’adopter une conduite susceptible de jeter le discrédit sur la profession ou de miner la confiance du public envers celle-ci.
Devoir de loyautéLe titulaire de permis est loyal envers ses clients, notamment en évitant les conflits d’intérêts et en se consacrant à leur cause.
Devoir d’honnêteté et de franchiseLe titulaire de permis est honnête et franc lorsqu’il conseille ses clients.
Devoir de civilitéLe titulaire de permis fait preuve de courtoisie et de civilité dans le cadre de ses interactions professionnelles.
Relation de confianceLe titulaire de permis entretient une relation de confiance avec les clients, notamment en n’exploitant pas leur vulnérabilité.
Respect de la législation applicableLe titulaire de permis doit démontrer qu’il respecte la loi en se conformant à toute législation applicable, notamment à la Loi et aux règlements et règlements administratifs pris en vertu de la Loi.
DiscriminationIl est interdit au titulaire de permis, dans le cadre de ses interactions professionnelles, de commettre tout acte discriminatoire au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Intimidation et mesures coercitivesIl est interdit au titulaire de permis, dans le cadre de ses interactions professionnelles, d’intimider ou de contraindre quiconque, notamment :en exerçant des pressions indues, directement ou indirectement;en proférant des menaces physiques ou verbales;en se livrant à toute forme de harcèlement, notamment le harcèlement sexuel;en utilisant ses connaissances des normes sociales et culturelles pour exploiter une situation;en invoquant faussement d’éventuelles conséquences administratives ou sanctions;en menaçant, sans motif raisonnable, de déposer une plainte auprès d’un organisme chargé de l’application de la loi selon laquelle il y a eu contravention d’une loi fédérale ou provinciale, d’intenter une poursuite criminelle ou de déposer une plainte auprès d’un organisme administratif ou de réglementation.
Malhonnêteté, fraude ou conduite illégaleIl est interdit au titulaire de permis, dans le cadre de ses interactions professionnelles, de sciemment aider ou encourager la malhonnêteté, la fraude ou toute conduite illégale.
Mesures incitativesIl est interdit au titulaire de permis :d’offrir tout avantage incitatif à une organisation ou à une personne pour qu’elle le recommande à un client ou pour qu’elle dirige un client vers lui;de solliciter ou d’accepter tout avantage incitatif d’une organisation ou d’une personne pour qu’il la recommande à un client ou pour qu’il dirige un client vers celle-ci.Non-applicationL’alinéa (1)a) ne s’applique pas à l’avantage incitatif offert à un agent qui sollicite des clients au nom du titulaire de permis si ce dernier a préalablement enregistré le nom de cet agent auprès du Collège.HonorairesLes honoraires mentionnés aux alinéas 17(3)d) ou 18(3)d) ne sont pas des avantages incitatifs pour l’application de l’alinéa (1)b).
Documents originauxIl est interdit au titulaire de permis de prendre possession de l’original de tout document du client, sauf à l’une des fins ci-après, pourvu que l’original du document soit rendu au client dès que la fin est atteinte :faire des copies;se conformer à une exigence légale ou à une exigence d’une autorité gouvernementale;atteindre une fin à laquelle le client consent par écrit.Documents du clientÀ la demande du client, le titulaire de permis lui remet tout document ou information qu’il possède relativement à une demande ou à une déclaration d’intérêt du client ou à une instance à laquelle le client est partie.
Conflit d’intérêtsSous réserve des articles 16 à 18, il est interdit au titulaire de permis de fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à un client si, ce faisant, il se trouve ou pourrait se trouver en situation de conflit d’intérêts, à moins d’avoir communiqué à ce client par écrit la nature et l’étendue du conflit et d’avoir obtenu par écrit son consentement libre et éclairé.Obligation d’éviter les conflits d’intérêtsMalgré le paragraphe (1), il est interdit au titulaire de permis de fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à un client, même avec son consentement, si, ce faisant, il se trouve en situation de conflit d’intérêts, à moins d’avoir des motifs raisonnables de croire qu’il est en mesure de conseiller et de représenter ce client sans compromettre :son objectivité ou la relation de confiance avec tout client;son obligation de respecter la confidentialité des renseignements de tout client ou de tout ancien client.
Conduites non autoriséesL’adoption par le titulaire de permis de l’une des conduites ci-après constitue un conflit d’intérêts ne pouvant faire l’objet de consentement de la part du client :prêter ou emprunter de l’argent à un client, directement ou indirectement;effectuer avec un client, directement ou indirectement, une transaction qui n’est pas liée à la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;avoir une relation personnelle intime avec un client ou un ancien client au cours de l’année suivant la date à laquelle le contrat de services prend fin ou est résilié, sauf si le client est le conjoint du titulaire de permis au moment où les services de consultation en immigration ou en citoyenneté sont fournis ou a cohabité avec lui dans une relation conjugale pendant au moins un an avant que les services ne soient fournis.Interprétation — alinéa (1)b)La conduite visée à l’alinéa (1)b) peut faire l’objet d’un consentement si la transaction est raisonnable et équitable et si le client confirme par écrit au titulaire de permis qu’il a obtenu un avis indépendant au sujet de cette transaction.
Définition de services de recrutement de personnelPour l’application du présent article, services de recrutement de personnel s’entend des services qui consistent, selon le cas :à obtenir ou à chercher un emploi pour le client;à prêter assistance ou à donner des conseils à toute personne quant à l’obtention ou à la recherche d’un emploi pour le client;à prêter assistance ou à donner des conseils à un employeur ou à toute personne quant à l’embauche du client;à diriger le client vers toute personne qui offre les services prévus aux alinéas a), b) ou c).Conflit d’intérêts — services de recrutement de personnelLe titulaire de permis se trouve en situation de conflit d’intérêts s’il fournit à la fois des services de consultation en immigration ou en citoyenneté et des services de recrutement de personnel à un client qui est un étranger au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.ConditionsToutefois, le titulaire de permis peut fournir à la fois des services de consultation en immigration ou en citoyenneté et des services de recrutement de personnel à un client qui est un étranger s’il respecte les exigences suivantes :il avise le client avant de fournir ces deux services que ce dernier n’est pas obligé de les recevoir d’un même individu et il obtient par écrit son consentement libre et éclairé à cet égard;il veille à ce que le contrat de services établisse une distinction claire entre les services de consultation en immigration ou en citoyenneté et les services de recrutement de personnel à fournir au client;il ne facture pas directement ou indirectement des honoraires ou des débours au client pour les services de recrutement de personnel;il communique au client les honoraires qu’il reçoit de l’employeur dans le cadre du recrutement;il se conforme à toute législation applicable régissant la prestation de services de recrutement de personnel;il fait preuve d’honnêteté et de franchise envers le client et se consacre à sa cause, notamment en lui fournissant, avant qu’il ne commence à travailler au Canada, une copie de son contrat de travail ainsi que des renseignements précis concernant le travail qu’il va accomplir, son salaire, ses avantages sociaux et ses conditions de travail.
Définition de services de recrutement d’étudiantsPour l’application du présent article, services de recrutement d’étudiants s’entend des services qui consistent, selon le cas :à obtenir l’inscription du client ou à chercher à l’inscrire dans un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers;à prêter assistance ou à donner des conseils à toute personne quant à l’inscription du client ou à la recherche de son inscription dans un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers;à prêter assistance ou à donner des conseils à un représentant d’un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers ou à toute personne quant à l’admission du client dans un tel établissement;à diriger le client vers toute personne qui offre les services visés aux alinéas a), b) ou c).Conflits d’intérêts — Services de recrutement d’étudiantsLe titulaire de permis se trouve en situation de conflit d’intérêts s’il fournit à la fois des services de consultation en immigration ou en citoyenneté et des services de recrutement d’étudiants à un client qui est un étranger au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, à moins qu’il fournisse ces services en sa qualité de salarié d’un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers.ConditionsToutefois, il peut fournir à la fois des services de consultation en immigration ou en citoyenneté et des services de recrutement d’étudiants à un client qui est un étranger s’il respecte les exigences suivantes :il avise le client avant de fournir ces deux services que ce dernier n’est pas obligé de les recevoir d’un même individu et il obtient par écrit son consentement libre et éclairé à cet égard;il veille à ce que le contrat de services établisse une distinction claire entre les services de consultation en immigration ou en citoyenneté et les services de recrutement d’étudiants à fournir au client;il ne facture pas directement ou indirectement des honoraires ou des débours au client pour les services de recrutement d’étudiants;il communique au client les honoraires qu’il reçoit d’un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers pour avoir recruté le client comme étudiant dans cet établissement;il se conforme à toute législation applicable régissant la prestation de services de recrutement d’étudiants;il fait preuve d’honnêteté et de franchise envers le client et se consacre à sa cause, notamment en lui fournissant des renseignements exacts sur ce qui suit :l’établissement dans lequel il sera inscrit, ce qui comprend de lui fournir son contrat d’inscription, le cas échéant,son programme de formation,les frais de scolarité et la politique de remboursement de l’établissement,les services, le soutien et les avantages que l’établissement lui fournira.
Compétence
Compétence et diligenceLe titulaire de permis s’acquitte de ses obligations professionnelles avec compétence et diligence et s’abstient de fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté qui excèdent ses compétences ou qui ne sont pas visés par le permis dont il est titulaire.Nature de la compétencePour s’acquitter avec compétence de ses obligations professionnelles, le titulaire de permis est tenu de répondre aux exigences suivantes :il possède les connaissances et l’expérience nécessaires pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté requis et offrir des conseils avisés et exhaustifs au client, notamment des connaissances approfondies concernant la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et la Loi sur la citoyenneté ainsi que les programmes et politiques connexes;il possède les aptitudes en communication orale et écrite requises pour protéger les intérêts du client et présenter sa cause de manière déterminée et persuasive dans les limites prévues par la loi, notamment la capacité :de présenter des observations claires et convaincantes oralement et par écrit dans le cadre de procédures judiciaires,de relever les points saillants d’un argument et d’y répondre efficacement au cours d’une audience,de déterminer le moment approprié pour demander un ajournement d’audience et d’en faire la demande de façon efficace;il satisfait aux exigences de compétences provinciales applicables en matière de prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;il a la capacité de fournir les services dans au moins une des langues officielles du Canada;il a la capacité d’utiliser la technologie appropriée et efficace pour la prestation de services au client;il possède une bonne connaissance pratique des règlements et des règlements administratifs pris en vertu de la Loi relatifs à la conduite professionnelle et à la compétence des titulaires de permis ainsi que des politiques, procédures et lignes directrices connexes du Collège.
Obligation en cas d’incompétenceLe titulaire de permis qui n’a pas la compétence nécessaire pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté requis :ou bien refuse d’agir;ou bien, avec le consentement du client, se fait aider par un autre individu autorisé à représenter ou à conseiller une personne en vertu de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté et qui est compétent pour fournir ces services.Exigences — Services d’un autre individuSi le titulaire de permis se fait aider par un autre individu pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté requis, les exigences ci-après doivent être respectées :les modalités de l’arrangement sont soumises au client par écrit, de même que le nom de l’individu qui fournira les services et la portée de ceux-ci;les honoraires ou débours liés aux services fournis par cet autre individu sont assujettis au paragraphe 31(3).
Maintien des compétencesLe titulaire de permis maintient les connaissances et les aptitudes requises en fonction de la catégorie de permis dont il est titulaire.
Prestation de services de qualitéLorsqu’il fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté, le titulaire de permis, à la fois :respecte les délais et les échéances applicables à l’égard d’une demande, d’une déclaration d’intérêt ou d’une instance;mène les affaires du client de manière efficace et économique;communique avec le client en temps utile et de manière efficace;fait preuve de sensibilité culturelle;se procure de l’aide au besoin, par exemple en retenant les services d’un interprète ou d’un traducteur;le cas échéant, fournit des instructions et des conseils sur la manière dont le client peut accéder en ligne aux renseignements relatifs à sa demande, à une déclaration d’intérêt ou à une instance, y compris tout renseignement lié au traitement de celles-ci.Mesures prises en tant que représentantLorsqu’il représente un client relativement à une demande, une déclaration d’intérêt ou une instance, le titulaire de permis veille à ce que les documents ou renseignements nécessaires soient, selon le cas, dûment préparés, signés ou soumis.Mises à jour au clientLe titulaire de permis fournit des renseignements écrits au client en temps utile sur l’état d’avancement de son dossier, notamment :en l’avisant lorsqu’il a soumis ou reçu un document ou des renseignements en son nom;en lui remettant, sur demande, une copie des documents soumis ou reçus.Interprète ou traducteurLe titulaire de permis qui retient les services d’un interprète ou d’un traducteur respecte les exigences suivantes :il lui enjoint :de traduire les propos avec exactitude, sans ajouts ni modifications,de traiter comme confidentiels les renseignements;il prend des moyens suffisants pour s’assurer que l’interprète ou le traducteur :ou bien détient une certification professionnelle pour agir en tant qu’interprète agréé ou traducteur agréé, selon le cas, dans les langues en cause, délivrée par un organisme légalement autorisé à délivrer une telle certification,ou bien, en l’absence d’un processus de certification, sait lire, écrire ou parler couramment la langue du client, selon les besoins de celui-ci.
Relation avec les clients
Consultation initialeAvant de tenir une consultation initiale avec un client potentiel concernant la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté, le titulaire de permis conclut un contrat de consultation avec celui-ci par écrit.Contenu du contrat de consultationLe contrat de consultation comporte les éléments suivants :les nom, numéro d’inscription, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique du titulaire de permis;le nom du client potentiel et ses coordonnées, y compris, le cas échéant, ses adresse, numéro de téléphone et adresse électronique;les honoraires pour la consultation ou, si elle est offerte pro bono, un énoncé à cet égard;une courte description du rôle du Collège en tant qu’organisme de réglementation du titulaire de permis;une description de l’objet et de la portée de la consultation.Copie du contratLe titulaire de permis conserve une copie signée du contrat de consultation pour ses dossiers et en fournit une au client.
Contrat de servicesLe titulaire de permis conclut un contrat de services par écrit avec le client avant de fournir tout service de consultation en immigration ou en citoyenneté ou, s’il y a eu une consultation initiale, avant de fournir tout service de consultation en immigration ou en citoyenneté additionnel.Conditions préalablesAvant de conclure un contrat de services, le titulaire de permis prend les mesures suivantes :il confirme les renseignements ci-après au sujet du client, en les corroborant lorsque possible :son nom complet,son adresse résidentielle et, le cas échéant, ses numéro de téléphone personnel et adresse électronique,le cas échéant, ses adresse, numéro de téléphone et adresse électronique au travail;il fournit au client une ébauche du contrat de services;il vérifie si le client a conclu un contrat de service avec un autre individu qui est autorisé à représenter ou à conseiller une personne en vertu de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté et, le cas échéant :ou bien il confirme que le contrat qui avait été conclu avec cet autre individu a pris fin ou qu’il a été résilié par écrit, et il confirme le cas échéant, les résultats du contrat ayant pris fin,ou bien il obtient des instructions claires du client sur la portée du contrat de services, si celui-ci souhaite retenir les services du titulaire de permis et de cet autre individu.Contenu du contrat de servicesLe contrat de services comporte les éléments suivants :les nom, numéro d’inscription, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique du titulaire de permis;les renseignements visés aux sous-alinéas (2)a)(i) à (iii);un résumé de tout conseil préliminaire que le titulaire de permis a donné au client;un énoncé portant que le titulaire de permis veillera à fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté de qualité et à superviser adéquatement le travail de quiconque l’assiste dans la prestation de ces services;le nom des personnes susceptibles de prêter assistance au titulaire de permis dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;les instructions du client;une liste détaillée des services à fournir qui précise leur nature et leur portée en fonction des besoins du client;les délais estimés pour la prestation des services;une estimation des honoraires — y compris le taux horaire et le nombre d’heures prévues — ou une somme fixe convenue ou encore, si les services sont fournis pro bono, un énoncé à cet égard;une estimation des débours prévus;la taxe sur les produits et services ou de la taxe de vente harmonisée ou de toute autre taxe ou tout autre prélèvement à appliquer;les modalités de paiement des honoraires et des débours, y compris les intérêts courus sur toute somme impayée;tout paiement anticipé à effectuer par le client et la politique de remboursement du titulaire de permis;une explication des coûts supplémentaires que le client peut être tenu de payer;le cas échéant, une description de tout conflit d’intérêts ou possibilité de conflit d’intérêts concernant le client;un énoncé indiquant que tout document original que le client fournit au titulaire de permis lui sera rendu dès que la fin pour laquelle le titulaire de permis en a pris possession est atteinte;un énoncé indiquant que le titulaire de permis a une obligation de confidentialité sous le régime du présent code et une description de la façon dont le titulaire de permis respectera la confidentialité des renseignements et des documents du client;la procédure du titulaire de permis concernant le traitement des plaintes;la langue officielle du Canada dans laquelle les services seront fournis;un énoncé indiquant que le titulaire de permis fournira au client en temps opportun des renseignements relatifs à l’état de son dossier;un énoncé indiquant que le titulaire de permis obtiendra de l’aide au besoin, notamment en retenant les services d’un interprète ou d’un traducteur;une description du rôle du Collège en tant qu’organisme de réglementation du titulaire de permis et une explication du processus de traitement des plaintes du Collège;une explication qui précise que le Collège peut exiger la production de documents conformément à la Loi et aux règlements et règlements administratifs pris en vertu de celle-ci;un énoncé indiquant qu’un exemplaire du présent code a été remis au client;une explication de ce qu’il advient du dossier du client si le titulaire de permis est frappé d’incapacité ou n’est plus en mesure de fournir les services convenus;toute autre modalité convenue.Copie du contratLe titulaire de permis conserve une copie signée du contrat de services pour ses dossiers et en fournit une au client.Modification au contratToute modification apportée au contrat de services fait l’objet d’un accord écrit entre le client et le titulaire de permis.
Non-application des articles 23 et 24Les articles 23 et 24 ne s’appliquent pas au titulaire de permis salarié d’un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers ou salarié d’une organisation qui représente un tel établissement, si les conditions suivantes sont réunies :le titulaire de permis, en sa qualité de salarié de l’établissement ou de l’organisation, fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à cet établissement ou à cette organisation, aux employés de cet établissement ou de cette organisation ou aux étudiants actuels ou éventuels de l’établissement;aucuns honoraires ne sont à payer au titulaire de permis par les employés ou les étudiants actuels ou éventuels de l’établissement ou de l’organisation relativement aux services fournis;le titulaire de permis fournit uniquement des conseils, sans représenter quiconque, à l’égard de la soumission de déclarations d’intérêt faites en application du paragraphe 10.1(3) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou à l’égard de demandes ou d’instances prévues par cette loi ou par la Loi sur la citoyenneté;le titulaire de permis informe l’établissement ou l’organisation ainsi que les employés ou les étudiants actuels ou éventuels à qui il fournit ses services, selon le cas, qu’il est régi par le Collège et assujetti au présent code, mais que les obligations prévues aux articles 23 et 24 ne s’appliquent pas;le titulaire de permis informe l’établissement ou l’organisation ainsi que les employés ou les étudiants actuels ou futurs à qui il fournit des services du processus de traitement des plaintes du Collège;le titulaire de permis informe les étudiants actuels ou futurs à qui il fournit des services de sa procédure concernant le traitement des plaintes ou de celle de son employeur.
Exemption de l’application des articles 23 et 24Le Collège peut exempter le titulaire de permis de l’application des articles 23 et 24 s’il est convaincu que les conditions suivantes sont réunies :le titulaire de permis est un salarié d’une organisation, autre qu’un établissement ou qu’une organisation visés à l’article 25, et qu’en cette qualité, il fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à cette organisation ou à ses employés;l’activité principale de l’organisation n’est pas la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;aucuns honoraires ne sont à payer au titulaire de permis par les employés de l’organisation relativement aux services fournis;le titulaire de permis informe l’organisation ainsi que les employés à qui il fournit ses services qu’il est régi par le Collège et assujetti au présent code, mais que les obligations prévues aux articles 23 et 24 ne s’appliquent pas;le titulaire de permis informe l’organisation ainsi que les employés à qui il fournit ses services du processus de traitement des plaintes du Collège;le titulaire de permis ne fournit pas de services de recrutement de personnel à l’organisation ni aux employés de cette organisation.
Avis au clientSi le titulaire de permis est d’avis qu’une demande, une déclaration d’intérêt ou une instance proposée par le client est futile ou non fondée ou que ses chances de succès sont faibles, voire nulles, il prend les mesures suivantes :il remet au client un avis écrit à cet égard, motifs à l’appui;si, malgré l’avis, le client souhaite poursuivre l’affaire, il obtient une reconnaissance écrite de sa part des risques qu’il encourt.
Obligation de confidentialitéLe titulaire de permis est tenu, d’une part, de traiter comme confidentiels les renseignements afférents aux clients anciens et actuels ainsi qu’à leurs activités commerciales obtenus dans le cadre de la prestation de services et, d’autre part, de prendre les mesures nécessaires afin de maintenir leur confidentialité indéfiniment.Communication de renseignements confidentielsLe titulaire de permis ne doit pas communiquer ou permettre la communication de tout renseignement visé au paragraphe (1), à moins que la communication soit, selon le cas :autorisée par le client;exigée ou autorisée par la loi;exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements, ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents;exigée par le Collège dans l’exercice des pouvoirs qui lui sont conférés sous le régime de la Loi;faite à une personne qui assiste le titulaire de permis dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté au client;jugée nécessaire pour recouvrer un compte en souffrance;jugée essentielle pour répondre, dans le cadre d’une instance judiciaire ou administrative, à des allégations selon lesquelles le titulaire de permis ou une personne qui l’assiste dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté :a commis une infraction relative aux affaires d’un client,a commis une violation relative aux affaires d’un client l’exposant à des sanctions ou conséquences administratives,a engagé sa responsabilité civile à l’égard d’un fait — acte ou omission — concernant les affaires d’un client,a adopté une conduite faisant l’objet d’une enquête par le Collège, le barreau d’une province ou la Chambre des notaires du Québec.Portée de la communicationSi le titulaire de permis communique des renseignements confidentiels au titre du paragraphe (2), il ne communique que ceux qui sont nécessaires pour répondre au motif précis de la communication.
PlaintesLe titulaire de permis répond rapidement à toute plainte qu’il reçoit d’un client à l’égard des services de consultation en immigration ou en citoyenneté fournis par lui ou par quiconque l’assiste dans la prestation de ces services.
Erreurs ou omissionsS’il est responsable d’une erreur ou omission à l’égard du dossier d’un client qui ne peut pas être corrigée facilement et qui porte ou pourrait porter préjudice à ce dernier, le titulaire de permis prend les mesures suivantes :il en informe pleinement et rapidement le client, l’assureur auprès duquel il a souscrit son assurance responsabilité professionnelle ainsi que le registraire;il recommande rapidement au client d’obtenir un avis juridique concernant les droits dont il pourrait se prévaloir par suite de l’erreur ou omission;il confirme rapidement au registraire que son assureur a été informé de l’erreur ou omission;il décide s’il est approprié ou non de continuer de fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté au client.Interprétation — assurance responsabilité professionnelleSi le titulaire de permis est couvert par l’assurance responsabilité professionnelle de son employeur quant à l’erreur ou omission, la référence à l’assurance responsabilité professionnelle du titulaire de permis aux alinéas (1)a) et c) vaut mention de l’assurance responsabilité professionnelle de son employeur.
HonorairesLes honoraires du titulaire de permis facturés au client pour les services de consultation en immigration ou en citoyenneté doivent être équitables et raisonnables compte tenu des circonstances.DéboursLes débours facturés au client pour les services de consultation en immigration ou en citoyenneté doivent représenter la somme effectivement déboursée.Honoraires ou débours additionnelsSi les honoraires ou les débours excèdent les montants convenus ou l’estimation prévue dans le contrat de services, ou encore si des débours additionnels sont requis, le titulaire de permis prend les mesures suivantes :il informe le client de tous honoraires et débours supplémentaires;il obtient son consentement par écrit à cet égard.Augmentation indue — honoraires ou déboursLe titulaire de permis n’entreprend pas de travaux qui augmentent indûment les honoraires ou les débours.
Paiements anticipésLe titulaire de permis qui reçoit un paiement anticipé du client pour les services de consultation en immigration ou en citoyenneté doit respecter les exigences suivantes :il détient les fonds en fiducie ou en fidéicommis dans un compte client qu’il a ouvert auprès d’une institution financière approuvée par le Collège;il remet au client, à la réception du paiement anticipé, un reçu indiquant clairement le montant du paiement et dépose les fonds dans le compte client;il s’abstient d’y déposer des fonds n’appartenant pas au client;il tient un registre des retraits et des dépôts pour chaque client;il n’utilise pas les fonds du compte client à d’autres fins que celles pour lesquelles ils lui ont été fournis;il retire des fonds du compte client uniquement après qu’une facture a été présentée au client conformément au paragraphe 33(1);il retire les sommes facturées du compte client au plus tard trente jours après que la facture visée à l’alinéa f) a été présentée au client.
FactureLe titulaire de permis peut présenter une facture au client uniquement après lui avoir fourni les services de consultation en immigration ou en citoyenneté ou après avoir effectué des débours en son nom.Description des services et des déboursChaque facture établie par le titulaire de permis contient une description complète des services et des débours auxquels elle se rapporte.ReçuÀ la réception de chaque paiement, le titulaire de permis remet au client un reçu indiquant clairement à quelle facture le paiement se rapporte.
Résiliation du contrat de servicesSous réserve de l’article 35, le titulaire de permis peut résilier le contrat de services si un préavis raisonnable est donné au client et si, à la fois :il a des motifs valables de le faire, notamment parce que le client :l’a induit en erreur,a omis de lui donner des instructions adéquates,a omis de suivre son conseil concernant une question importante,a omis de lui payer comme convenu ses honoraires ou ses débours;la résiliation ne cause pas de préjudice grave au client.
Obligation de résilier le contrat de servicesLe titulaire de permis résilie le contrat de services si :le client ne souhaite plus recevoir ses services;le client, malgré les conseils fournis conformément au paragraphe (2), lui demande d’agir d’une façon malhonnête, frauduleuse ou illégale ou qui ne respecterait pas les normes de conduite professionnelle prévues au présent code ou les dispositions des règlements ou règlements administratifs pris en vertu de la Loi;le fait de continuer à fournir des services au client le place en situation de conflit d’intérêts, à moins d’avoir obtenu le consentement du client conformément à l’article 15;il n’a pas la compétence nécessaire pour continuer à servir le client et à remplir ses obligations professionnelles et ne se fait pas aider par un autre individu conformément à l’alinéa 20(1)b).Conduite malhonnête ou illégaleSi un client lui demande d’agir d’une façon malhonnête, frauduleuse ou illégale ou qui ne respecterait pas les normes de conduite professionnelles prévues au présent code ou les dispositions des règlements ou règlements administratifs pris en vertu de la Loi, le titulaire de permis l’informe de ce fait et que cette ligne de conduite ne devrait pas être adoptée.Aiguillage vers un autre titulaire de permisLorsqu’un contrat de services est résilié en application des alinéas (1)c) ou d), le titulaire de permis dirige, dans la mesure du possible, le client vers un autre individu autorisé à représenter ou à conseiller une personne en vertu de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté et qui est compétent pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté.
Mesures à prendre — fin ou résiliationLorsque le contrat de services prend fin ou est résilié, le titulaire de permis prend les mesures ci-après rapidement, mais au plus tard trente jours après la fin ou la résiliation du contrat de services :il rend au client tout document ou chose qui est en sa possession et qui appartient au client;il rend compte des fonds reçus du client;il remet au client une facture définitive indiquant toute somme impayée pour les services rendus et les débours effectués;il rembourse les fonds détenus en fiducie ou en fidéicommis pour le compte du client qui excèdent le montant facturé.Mesures à prendre — résiliationEn cas de résiliation du contrat de services, le titulaire de permis prend les mesures supplémentaires suivantes :il fournit au client les renseignements en sa possession qui pourraient être nécessaires relativement au dossier;il collabore avec son successeur, le cas échéant, afin de réduire au minimum les dépenses et d’éviter de porter préjudice au client;s’il est inscrit comme représentant du client auprès d’un ministère ou d’un organisme fédéral ou provincial, il l’informe qu’il ne représente plus le client :soit conformément à la procédure établie par le ministère ou l’organisme concerné,soit, en l’absence d’une telle procédure, par écrit dans les dix jours suivant celui où le contrat de services est résilié.Transfert du dossierSi le client demande que son dossier soit transféré à un autre représentant, le titulaire de permis remet à ce dernier les documents relatifs au dossier du client au plus tard dans les dix jours ouvrables après la date à laquelle la demande de transfert est faite, et ce, même si des paiements sont en souffrance.RetardSi, pour des raisons indépendantes de sa volonté, le titulaire de permis ne peut pas transférer le dossier dans le délai prévu au paragraphe (3), il en informe le client et son nouveau représentant et remet les documents à ce dernier au plus tard dans les trente jours après la date à laquelle la demande de transfert du client est faite.
Administration de bureau et gestion
Tenue de documentsLe titulaire de permis veille au maintien d’un système d’administration de bureau fiable relativement aux services de consultation en immigration ou en citoyenneté ainsi qu’à la conservation et à la tenue des documents conformément aux règlements administratifs pris en vertu de la Loi.
Respect du codeLe titulaire de permis veille à ce que toute personne qui l’assiste dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté satisfasse aux exigences suivantes :elle jouit d’une bonne réputation;elle possède un exemplaire du présent code et en connaît le contenu;elle n’accomplit aucun acte qui, s’il était accompli par lui, contreviendrait au présent code.Responsabilité professionnelleLe titulaire de permis supervise le travail de quiconque l’assiste dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté; il en assume la responsabilité professionnelle et s’assure que le niveau de supervision est adéquat compte tenu de la nature du travail en cause.DélégationIl est entendu que le titulaire de permis peut déléguer certaines tâches relatives aux services de consultation en immigration ou en citoyenneté à une personne qui n’est pas titulaire de permis, pourvu qu’il veille à ce qu’elle ne représente ni ne conseille personne en contravention de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté.
Relation avec le Collège et autres personnes
Obligation d’informer le CollègeS’il se trouve dans l’une des situations ci-après, le titulaire de permis le signale au registraire au plus tard trente jours après que la situation est survenue :il fait faillite ou il devient insolvable;il souffre d’un problème de santé physique ou mentale ou de toxicomanie — constaté par un professionnel de la santé — qui limite sa capacité d’exercer;il est accusé ou déclaré coupable d’une infraction à une loi fédérale;il fait l’objet de mesures correctives ou disciplinaires — imposées par un tribunal, un organisme de réglementation, une commission de l’emploi ou des droits de la personne ou un autre organisme semblable — relativement à tout aspect de ses affaires professionnelles;il est désigné comme défendeur dans une action civile découlant de ses affaires professionnelles ou s’y rapportant;il a découvert qu’une erreur a été commise quant à l’utilisation ou à l’attribution de sommes détenues en fiducie ou en fidéicommis dans un compte client;il fait l’objet d’une plainte officielle, d’une mesure corrective ou d’une mesure disciplinaire de la part d’un employeur relativement à la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté.
Réponse au CollègeLe titulaire de permis répond rapidement et de manière complète à toute communication du Collège lui exigeant spécifiquement d’y répondre. Si un délai de réponse est spécifié dans la communication, le titulaire répond dans ce délai.
Communications avec le plaignantLe titulaire de permis ne peut communiquer directement ou indirectement avec une personne qui a déposé une plainte auprès du Collège à son sujet, ou avec le supérieur d’une telle personne, que si les conditions suivantes sont réunies :le Collège y consent par écrit;le titulaire de permis se conforme à toute condition imposée par le Collège.Client actuelSi le plaignant est un client actuel et aucune démarche n’a été entreprise afin de résilier le contrat de service avec ce client, le titulaire de permis continue de remplir ses obligations envers le client mais ne peut communiquer avec celui-ci que conformément au paragraphe (1).
Conduite d’un collègueSi un titulaire de permis soupçonne, pour des motifs raisonnables, qu’un autre titulaire de permis a adopté une conduite qui est incompatible d’une manière non négligeable avec le présent code ou obtient des renseignements qui soulèvent des préoccupations importantes quant à la compétence, à l’intégrité ou à la capacité d’exercer de cet autre titulaire de permis, il signale cette conduite ou communique ces renseignements au Collège rapidement.Situations devant être communiquéesSans que soit limitée la portée générale du paragraphe (1), le titulaire de permis qui obtient des renseignements concernant les situations ci-après les communique au Collège :le détournement ou l’affectation irrégulière des fonds d’un client par un autre titulaire de permis;l’omission par un autre titulaire de permis de se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou à une décision prise en vertu des paragraphes 68(1) ou 69(3) de la Loi;une plainte civile déposée par un client contre un autre titulaire de permis relativement à une conduite susceptible de jeter le discrédit sur la profession ou de miner la confiance du public envers celle-ci;l’abandon par un autre titulaire de permis de sa pratique de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;la participation d’un autre titulaire de permis à une activité criminelle grave liée à sa pratique;toute situation où les clients d’un autre titulaire de permis risquent d’être gravement lésés.ExceptionsLe titulaire de permis n’est pas tenu de signaler une conduite ou de communiquer des renseignements en application du paragraphe (1) si, selon le cas :cette communication entraînerait la violation d’une obligation de confidentialité imposée sous le régime d’une loi fédérale ou provinciale;il sait que l’affaire a déjà été signalée au Collège.
Déclarations publiques fausses, erronées ou trompeusesIl est interdit au titulaire de permis de faire des déclarations publiques fausses, erronées ou trompeuses au sujet d’un autre titulaire de permis, du Collège, d’un membre du personnel du Collège ou d’une personne dont il retient les services.
Commercialisation des services de consultation en immigration ou en citoyenneté
Commercialisation des servicesLe titulaire de permis qui commercialise des services de consultation en immigration ou en citoyenneté :veille à ce que son nom tel qu’il est inscrit auprès du Collège soit affiché bien en évidence ou annoncé au début ou tout près du début de toute publicité, dans la même langue que celle utilisée dans la publicité;veille à ce que toute publicité écrite inclue l’adresse Internet du registre public des titulaires de permis du Collège;veille à ce que la commercialisation des services soit dans l’intérêt public et respecte un niveau élevé de professionnalisme.Déclarations fausses, erronées ou trompeusesIl est interdit au titulaire de permis qui commercialise des services de consultation en immigration ou en citoyenneté :de faire des déclarations fausses, erronées ou trompeuses;de garantir le succès d’une demande, d’une déclaration d’intérêt ou d’une instance;de laisser entendre qu’il a une relation avec le gouvernement du Canada ou avec un gouvernement provincial.
Témoignage d’un client à l’appuiLe titulaire de permis peut se servir du témoignage d’un client ou d’un ancien client dans la commercialisation des services de consultation en immigration ou en citoyenneté seulement si ce témoignage remplit les conditions suivantes :il a été effectivement fourni par le client ou l’ancien client;il est véridique et exact;il a été examiné et approuvé par écrit par le client ou l’ancien client à des fins d’utilisation publique.
Marques d’identification du CollègeLe titulaire de permis ne peut utiliser le nom, le logo ou toute autre marque d’identification du Collège que dans la mesure permise par le Collège.
Disposition transitoire
Incompatibilité — règlements administratifs et règlements du ConseilLes dispositions du présent code l’emportent sur les dispositions incompatibles des règlements administratifs du Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada et des règlements pris par le conseil d’administration de celui-ci qui demeurent en vigueur en vertu de l’alinéa 85(7)o) de la Loi.
Établissement et entrée en vigueur
EnregistrementLe présent code est établi et entre en vigueur à la date de son enregistrement.