Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement (DORS/2008-143)

Définitions

1 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

jour ouvrable

jour ouvrable Jour qui n’est ni un samedi ni un jour férié. (working day)

Loi

Loi La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. (Act)

ministère contractant

ministère contractant Le ministère qui attribue le marché de l’État visé par la plainte. (contracting department)

Application

2 Le présent règlement s’applique :

• a) s’agissant des articles 7 à 14, aux marchés de l’État en vue de l’acquisition de matériel ou de services attribués après son entrée en vigueur;

• b) s’agissant des articles 15 à 22, aux marchés de l’État en vue de l’acquisition de matériel ou de services si les motifs ou les faits sur lesquels la plainte est fondée surviennent après son entrée en vigueur;

• c) s’agissant de l’article 23, aux marchés de l’État en vue de l’acquisition de matériel ou de services si un différend visé à cet article survient après son entrée en vigueur.

Exercice des attributions de l’ombudsman de l’approvisionnement

Exception

3 L’ombudsman de l’approvisionnement n’exerce pas les attributions prévues au paragraphe 22.1(3) de la Loi à l’égard des ministères suivants :

• a) le Service canadien du renseignement de sécurité;

• b) le personnel du Sénat et celui de la Chambre des communes.

Examen des pratiques d’acquisition de matériel et de services des ministères

Examen

• 4 (1) L’ombudsman de l’approvisionnement examine les pratiques d’acquisition de matériel et de services d’un ministère en vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi s’il existe des motifs raisonnables de le faire. Il prend en considération les facteurs suivants :

  • a) la conformité aux politiques et procédures administratives — du Cabinet ou d’application pluriministérielle — applicables et à celles relatives à l’exception au titre de la sécurité nationale;

  • b) la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements pris en vertu de celle-ci;

  • c) les ressources qui seraient exigées du ministère pour répondre à l’examen;

  • d) les observations ou conclusions tirées de toute vérification ou évaluation antérieures;

  • e) le temps écoulé depuis son dernier examen des pratiques du ministère.

• (2) Si l’ombudsman de l’approvisionnement examine les pratiques d’un ministère aux termes du paragraphe (1), il peut lui demander de lui fournir tout document ou renseignement nécessaire à son examen.

Recommandations

5 Avant de présenter des recommandations, le cas échéant, en vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi, l’ombudsman de l’approvisionnement :

• a) prend en considération les facteurs suivants :

  • (i) la conformité aux politiques et procédures administratives — du Cabinet ou d’application pluriministérielle — applicables et à celles relatives à l’exception au titre de la sécurité nationale,

  • (ii) la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements pris en vertu de celle-ci,

  • (iii) la gravité du non-respect des principes d’équité, d’ouverture et de transparence,

  • (iv) les répercussions que pourraient avoir ses recommandations sur les activités ou les ressources publiques;

• b) permet au ministère dont les pratiques ont fait l’objet de l’examen de faire des commentaires sur les recommandations proposées et leurs motifs dans les trente jours ouvrables suivant leur réception.

• 6 (1) S’il décide de présenter des recommandations en vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi, l’ombudsman de l’approvisionnement le fait, motifs à l’appui, dans un délai d’un an suivant le début de l’examen. Il en fait également parvenir sans délai une copie au ministre.

• (2) S’il ne peut présenter des recommandations dans le délai d’un an prévu au paragraphe (1), avant l’expiration de ce délai, l’ombudsman de l’approvisionnement fournit les raisons pour lesquelles il ne peut le faire et présente au même moment des recommandations provisoires. Il présente dans les cent vingt jours ouvrables suivant la présentation des recommandations provisoires les recommandations finales.

Examen de la plainte visée à l’alinéa 22.1(3)b) de la Loi

Dépôt de la plainte visée à l’alinéa 22.1(3)b) de la Loi

• 7 (1) La plainte visée à l’alinéa 22.1(3)b) de la Loi est déposée par écrit auprès de l’ombudsman de l’approvisionnement :

  • a) dans les trente jours ouvrables suivant l’avis public de l’attribution du marché de l’État visé par la plainte;

  • b) à défaut d’avis, dans les trente jours ouvrables suivant la date à laquelle le plaignant a eu connaissance de l’attribution du marché ou celle où il aurait raisonnablement dû en avoir connaissance.

• (2) Si, pour des raisons hors de son contrôle, le plaignant a été dans l’impossibilité de déposer la plainte dans les délais prévus aux alinéas (1)a) ou b), selon le cas, l’ombudsman de l’approvisionnement peut, sur demande du plaignant, prolonger ces délais jusqu’à un maximum de quatre-vingt-dix jours ouvrables.

• (3) Dans le cas où le plaignant a préalablement communiqué avec le ministère contractant dans les délais prévus aux alinéas (1)a) ou b), selon le cas, pour s’opposer à l’attribution du marché de l’État, la plainte visée au paragraphe (1) est déposée dans un délai de trente jours ouvrables suivant le refus du ministère contractant de donner suite à son opposition.

• (4) La plainte est déposée lorsque les renseignements et documents ci-après sont fournis à l’ombudsman de l’approvisionnement :

  • a) les nom et adresse du plaignant;

  • b) tout renseignement permettant d’identifier le marché de l’État visé par la plainte, y compris la date de l’avis public de son attribution ou, à défaut d’avis public, la date de son attribution si elle est connue;

  • c) le nom du ministère contractant et, le cas échéant, celui du ministère à qui sont destinés le matériel ou les services acquis aux termes du marché de l’État visé par la plainte;

  • d) les renseignements et les documents établissant que le plaignant remplit la condition prévue au paragraphe 22.2(1) de la Loi;

  • e) un exposé clair et détaillé des motifs et des faits sur lesquels la plainte est fondée;

  • f) la déclaration du plaignant selon laquelle les motifs et les faits sur lesquels la plainte est fondée ne font pas, et n’ont pas fait, l’objet d’une enquête devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ni d’une procédure devant tout autre tribunal compétent;

  • g) sur demande de l’ombudsman de l’approvisionnement pour l’application de l’article 13 :

    • (i) le calcul — et les documents l’établissant — du bénéfice net, moins les coûts de soumission, le cas échéant, que le plaignant aurait pu réaliser — sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché —, s’il s’était vu attribuer le marché de l’État à la moindre des valeurs des soumissions suivantes : celle à laquelle il a soumissionné pour ce marché, le cas échéant, ou celle à laquelle le marché a été attribué,

    • (ii) les coûts de soumission du plaignant et les documents les établissant.

Examen

8 Dans les dix jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte visée au paragraphe 7(1), l’ombudsman de l’approvisionnement établit s’il l’examinera. Il informe sans délai le plaignant et le ministère contractant de sa décision et, au même moment, fournit une copie de la plainte à ce ministère.

• 9 (1) L’ombudsman de l’approvisionnement examine la plainte visée au paragraphe 7(1) si, à la fois :

  • a) le marché dont l’attribution est visée par la plainte n’est visé par aucune des exceptions prévues à l’Accord, au sens de l’article 2 de la Loi de mise en œuvre de l’Accord de libre-échange canadien, y compris celles prévues aux articles 800, 801, 802, 809 et 1205.1 de cet accord, et y serait donc assujetti si sa valeur — établie conformément à l’article 505 de l’Accord — n’était pas inférieure à la somme prévue à l’article 504 du même accord;

  • b) les conditions prévues au paragraphe 22.2(1) de la Loi et à l’article 7 sont remplies;

  • c) les motifs et les faits sur lesquels la plainte est fondée ne font pas, et n’ont pas fait, l’objet d’une enquête devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ni d’une procédure devant tout autre tribunal compétent;

  • d) il existe des motifs raisonnables de croire que le marché de l’État n’a pas été attribué conformément aux règlements pris en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.

• (2) S’il examine la plainte aux termes du paragraphe (1), l’ombudsman de l’approvisionnement peut demander au plaignant et au ministère contractant de lui fournir tout document ou renseignement nécessaire à son examen.

10 Si l’une des situations ci-après se présente, l’ombudsman de l’approvisionnement cesse l’examen et en informe, motifs à l’appui, le plaignant et le ministère contractant :

• a) le plaignant retire sa plainte;

• b) une ou plusieurs des conditions prévues aux articles 7 ou 9 n’ont pas été remplies;

• c) l’attribution du marché de l’État a été annulée;

• d) l’ombudsman de l’approvisionnement établit que la plainte est frivole ou vexatoire.

Procédure

• 11 (1) Sous réserve du paragraphe (2), l’ombudsman de l’approvisionnement examine les plaintes selon une procédure simple et permet au ministère contractant de lui faire des commentaires sur la plainte dans les quinze jours ouvrables suivant la réception de l’avis prévu à l’article 8.

• (2) L’ombudsman de l’approvisionnement examine la plainte selon une procédure élaborée si le plaignant ou le ministère contractant le demande. Il peut également le faire s’il juge que les circonstances le justifient compte tenu de tout facteur pertinent, notamment :

  • a) la nature de la plainte;

  • b) la valeur du marché de l’État;

  • c) la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État;

  • d) les répercussions que pourraient avoir ses conclusions et ses éventuelles recommandations sur les activités ou les ressources publiques.

• (3) L’ombudsman de l’approvisionnement avise sans délai le plaignant et le ministère contractant que la procédure applicable à l’examen de la plainte est la procédure élaborée.

• (4) Dans le cadre d’une procédure élaborée, l’ombudsman de l’approvisionnement :

  • a) accorde un délai d’au moins vingt-cinq jours ouvrables suivant la réception de l’avis prévu au paragraphe (3) au ministère contractant afin de lui permettre de faire des commentaires relativement à la plainte. Il peut également permettre à ce ministère, sur demande de ce dernier, de le faire après ce délai compte tenu de la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État;

  • b) transmet une copie des commentaires du ministère contractant au plaignant et lui permet d’y répondre dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la copie. Il peut également permettre au plaignant, sur demande de ce dernier, de le faire après ce délai compte tenu de la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État;

  • c) transmet une copie de la réponse du plaignant au ministère contractant et lui permet d’y répondre dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la copie si le plaignant y présente de nouveaux arguments ou éléments de preuve. Il peut également permettre à ce ministère, sur demande de ce dernier, de le faire après ce délai compte tenu de la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État.

Conclusions

• 12 (1) Dans le cadre de son examen, l’ombudsman de l’approvisionnement prend en considération tout facteur pertinent, notamment :

  • a) le fait que, n’eût été les actions du ministère contractant, le plaignant aurait pu avoir des chances raisonnables de se voir attribuer le marché de l’État;

  • b) la gravité du manque de conformité avec les règlements pris en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques;

  • c) le défaut ou le refus du plaignant de fournir au ministère contractant des renseignements sur ses produits et services à la demande de ce dernier;

  • d) l’ampleur du préjudice subi par le plaignant;

  • e) l’ampleur des manquements à l’équité, à l’ouverture ou à la transparence du processus d’acquisition en cause;

  • f) le fait que l’une ou l’autre des parties en cause ait été de mauvaise foi.

• (2) L’ombudsman de l’approvisionnement ne peut substituer son jugement à celui des personnes ayant participé au processus d’acquisition en cause relativement à l’évaluation de toute soumission, sauf si la preuve écrite établissant l’évaluation est insuffisante ou si l’évaluation est déraisonnable.

Recommandations

Indemnisation

• 13 (1) Sous réserve du paragraphe (2), l’ombudsman de l’approvisionnement peut :

  • a) soit recommander le versement d’une indemnité pour le bénéfice que le plaignant aurait pu réaliser si, n’eût été les actions du ministère contractant, il s’était vu attribuer le marché de l’État visé par la plainte. Cette indemnité ne peut excéder le moindre des montants suivants :

    • (i) le bénéfice net, moins les coûts de soumission, le cas échéant, que le plaignant aurait pu réaliser — sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché —, s’il s’était vu attribuer le marché de l’État à la moindre des valeurs des soumissions suivantes : celle à laquelle il a soumissionné pour ce marché, le cas échéant, ou celle à laquelle le marché a été attribué,

    • (ii) 10 % de la valeur du marché de l’État à laquelle il a été attribué, sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché, moins les coûts de soumission, le cas échéant,

  • b) soit recommander le versement d’une indemnité égale aux coûts de soumission du plaignant, mais n’excédant pas le montant égal à 10 % de la valeur du marché de l’État à laquelle il a été attribué, sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché.

• (2) Si un appel d’offres a été lancé, le plaignant doit avoir soumissionné à l’égard du marché de l’État visé par la plainte, à moins qu’il n’ait pu le faire en raison des actions du ministère contractant.