Code de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (DORS/2022-128)

Note marginale :Exemption de l’application des articles 23 et 24

26 Le Collège peut exempter le titulaire de permis de l’application des articles 23 et 24 s’il est convaincu que les conditions suivantes sont réunies :

• a) le titulaire de permis est un salarié d’une organisation, autre qu’un établissement ou qu’une organisation visés à l’article 25, et qu’en cette qualité, il fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à cette organisation ou à ses employés;

• b) l’activité principale de l’organisation n’est pas la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;

• c) aucuns honoraires ne sont à payer au titulaire de permis par les employés de l’organisation relativement aux services fournis;

• d) le titulaire de permis informe l’organisation ainsi que les employés à qui il fournit ses services qu’il est régi par le Collège et assujetti au présent code, mais que les obligations prévues aux articles 23 et 24 ne s’appliquent pas;

• e) le titulaire de permis informe l’organisation ainsi que les employés à qui il fournit ses services du processus de traitement des plaintes du Collège;

• f) le titulaire de permis ne fournit pas de services de recrutement de personnel à l’organisation ni aux employés de cette organisation.

Note marginale :Avis au client

27 Si le titulaire de permis est d’avis qu’une demande, une déclaration d’intérêt ou une instance proposée par le client est futile ou non fondée ou que ses chances de succès sont faibles, voire nulles, il prend les mesures suivantes :

• a) il remet au client un avis écrit à cet égard, motifs à l’appui;

• b) si, malgré l’avis, le client souhaite poursuivre l’affaire, il obtient une reconnaissance écrite de sa part des risques qu’il encourt.

Note marginale :Obligation de confidentialité

• 28 (1) Le titulaire de permis est tenu, d’une part, de traiter comme confidentiels les renseignements afférents aux clients anciens et actuels ainsi qu’à leurs activités commerciales obtenus dans le cadre de la prestation de services et, d’autre part, de prendre les mesures nécessaires afin de maintenir leur confidentialité indéfiniment.

• Note marginale :Communication de renseignements confidentiels

  (2) Le titulaire de permis ne doit pas communiquer ou permettre la communication de tout renseignement visé au paragraphe (1), à moins que la communication soit, selon le cas :

  • a) autorisée par le client;

  • b) exigée ou autorisée par la loi;

  • c) exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements, ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents;

  • d) exigée par le Collège dans l’exercice des pouvoirs qui lui sont conférés sous le régime de la Loi;

  • e) faite à une personne qui assiste le titulaire de permis dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté au client;

  • f) jugée nécessaire pour recouvrer un compte en souffrance;

  • g) jugée essentielle pour répondre, dans le cadre d’une instance judiciaire ou administrative, à des allégations selon lesquelles le titulaire de permis ou une personne qui l’assiste dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté :

    • (i) a commis une infraction relative aux affaires d’un client,

    • (ii) a commis une violation relative aux affaires d’un client l’exposant à des sanctions ou conséquences administratives,

    • (iii) a engagé sa responsabilité civile à l’égard d’un fait — acte ou omission — concernant les affaires d’un client,

    • (iv) a adopté une conduite faisant l’objet d’une enquête par le Collège, le barreau d’une province ou la Chambre des notaires du Québec.

• Note marginale :Portée de la communication

  (3) Si le titulaire de permis communique des renseignements confidentiels au titre du paragraphe (2), il ne communique que ceux qui sont nécessaires pour répondre au motif précis de la communication.

Note marginale :Plaintes

29 Le titulaire de permis répond rapidement à toute plainte qu’il reçoit d’un client à l’égard des services de consultation en immigration ou en citoyenneté fournis par lui ou par quiconque l’assiste dans la prestation de ces services.

Note marginale :Erreurs ou omissions

• 30 (1) S’il est responsable d’une erreur ou omission à l’égard du dossier d’un client qui ne peut pas être corrigée facilement et qui porte ou pourrait porter préjudice à ce dernier, le titulaire de permis prend les mesures suivantes :

  • a) il en informe pleinement et rapidement le client, l’assureur auprès duquel il a souscrit son assurance responsabilité professionnelle ainsi que le registraire;

  • b) il recommande rapidement au client d’obtenir un avis juridique concernant les droits dont il pourrait se prévaloir par suite de l’erreur ou omission;

  • c) il confirme rapidement au registraire que son assureur a été informé de l’erreur ou omission;

  • d) il décide s’il est approprié ou non de continuer de fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté au client.

• Note marginale :Interprétation — assurance responsabilité professionnelle

  (2) Si le titulaire de permis est couvert par l’assurance responsabilité professionnelle de son employeur quant à l’erreur ou omission, la référence à l’assurance responsabilité professionnelle du titulaire de permis aux alinéas (1)a) et c) vaut mention de l’assurance responsabilité professionnelle de son employeur.

Note marginale :Honoraires

• 31 (1) Les honoraires du titulaire de permis facturés au client pour les services de consultation en immigration ou en citoyenneté doivent être équitables et raisonnables compte tenu des circonstances.

• Note marginale :Débours

  (2) Les débours facturés au client pour les services de consultation en immigration ou en citoyenneté doivent représenter la somme effectivement déboursée.

• Note marginale :Honoraires ou débours additionnels

  (3) Si les honoraires ou les débours excèdent les montants convenus ou l’estimation prévue dans le contrat de services, ou encore si des débours additionnels sont requis, le titulaire de permis prend les mesures suivantes :

  • a) il informe le client de tous honoraires et débours supplémentaires;

  • b) il obtient son consentement par écrit à cet égard.

• Note marginale :Augmentation indue — honoraires ou débours

  (4) Le titulaire de permis n’entreprend pas de travaux qui augmentent indûment les honoraires ou les débours.

Note marginale :Paiements anticipés

32 Le titulaire de permis qui reçoit un paiement anticipé du client pour les services de consultation en immigration ou en citoyenneté doit respecter les exigences suivantes :

• a) il détient les fonds en fiducie ou en fidéicommis dans un compte client qu’il a ouvert auprès d’une institution financière approuvée par le Collège;

• b) il remet au client, à la réception du paiement anticipé, un reçu indiquant clairement le montant du paiement et dépose les fonds dans le compte client;

• c) il s’abstient d’y déposer des fonds n’appartenant pas au client;

• d) il tient un registre des retraits et des dépôts pour chaque client;

• e) il n’utilise pas les fonds du compte client à d’autres fins que celles pour lesquelles ils lui ont été fournis;

• f) il retire des fonds du compte client uniquement après qu’une facture a été présentée au client conformément au paragraphe 33(1);

• g) il retire les sommes facturées du compte client au plus tard trente jours après que la facture visée à l’alinéa f) a été présentée au client.

Note marginale :Facture

• 33 (1) Le titulaire de permis peut présenter une facture au client uniquement après lui avoir fourni les services de consultation en immigration ou en citoyenneté ou après avoir effectué des débours en son nom.

• Note marginale :Description des services et des débours

  (2) Chaque facture établie par le titulaire de permis contient une description complète des services et des débours auxquels elle se rapporte.

• Note marginale :Reçu

  (3) À la réception de chaque paiement, le titulaire de permis remet au client un reçu indiquant clairement à quelle facture le paiement se rapporte.

Note marginale :Résiliation du contrat de services

34 Sous réserve de l’article 35, le titulaire de permis peut résilier le contrat de services si un préavis raisonnable est donné au client et si, à la fois :

• a) il a des motifs valables de le faire, notamment parce que le client :

  • (i) l’a induit en erreur,

  • (ii) a omis de lui donner des instructions adéquates,

  • (iii) a omis de suivre son conseil concernant une question importante,

  • (iv) a omis de lui payer comme convenu ses honoraires ou ses débours;

• b) la résiliation ne cause pas de préjudice grave au client.

Note marginale :Obligation de résilier le contrat de services

• 35 (1) Le titulaire de permis résilie le contrat de services si :

  • a) le client ne souhaite plus recevoir ses services;

  • b) le client, malgré les conseils fournis conformément au paragraphe (2), lui demande d’agir d’une façon malhonnête, frauduleuse ou illégale ou qui ne respecterait pas les normes de conduite professionnelle prévues au présent code ou les dispositions des règlements ou règlements administratifs pris en vertu de la Loi;

  • c) le fait de continuer à fournir des services au client le place en situation de conflit d’intérêts, à moins d’avoir obtenu le consentement du client conformément à l’article 15;

  • d) il n’a pas la compétence nécessaire pour continuer à servir le client et à remplir ses obligations professionnelles et ne se fait pas aider par un autre individu conformément à l’alinéa 20(1)b).

• Note marginale :Conduite malhonnête ou illégale

  (2) Si un client lui demande d’agir d’une façon malhonnête, frauduleuse ou illégale ou qui ne respecterait pas les normes de conduite professionnelles prévues au présent code ou les dispositions des règlements ou règlements administratifs pris en vertu de la Loi, le titulaire de permis l’informe de ce fait et que cette ligne de conduite ne devrait pas être adoptée.

• Note marginale :Aiguillage vers un autre titulaire de permis

  (3) Lorsqu’un contrat de services est résilié en application des alinéas (1)c) ou d), le titulaire de permis dirige, dans la mesure du possible, le client vers un autre individu autorisé à représenter ou à conseiller une personne en vertu de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté et qui est compétent pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté.

Note marginale :Mesures à prendre — fin ou résiliation

• 36 (1) Lorsque le contrat de services prend fin ou est résilié, le titulaire de permis prend les mesures ci-après rapidement, mais au plus tard trente jours après la fin ou la résiliation du contrat de services :

  • a) il rend au client tout document ou chose qui est en sa possession et qui appartient au client;

  • b) il rend compte des fonds reçus du client;

  • c) il remet au client une facture définitive indiquant toute somme impayée pour les services rendus et les débours effectués;

  • d) il rembourse les fonds détenus en fiducie ou en fidéicommis pour le compte du client qui excèdent le montant facturé.

• Note marginale :Mesures à prendre — résiliation

  (2) En cas de résiliation du contrat de services, le titulaire de permis prend les mesures supplémentaires suivantes :

  • a) il fournit au client les renseignements en sa possession qui pourraient être nécessaires relativement au dossier;

  • b) il collabore avec son successeur, le cas échéant, afin de réduire au minimum les dépenses et d’éviter de porter préjudice au client;

  • c) s’il est inscrit comme représentant du client auprès d’un ministère ou d’un organisme fédéral ou provincial, il l’informe qu’il ne représente plus le client :

    • (i) soit conformément à la procédure établie par le ministère ou l’organisme concerné,

    • (ii) soit, en l’absence d’une telle procédure, par écrit dans les dix jours suivant celui où le contrat de services est résilié.

• Note marginale :Transfert du dossier

  (3) Si le client demande que son dossier soit transféré à un autre représentant, le titulaire de permis remet à ce dernier les documents relatifs au dossier du client au plus tard dans les dix jours ouvrables après la date à laquelle la demande de transfert est faite, et ce, même si des paiements sont en souffrance.

• Note marginale :Retard

  (4) Si, pour des raisons indépendantes de sa volonté, le titulaire de permis ne peut pas transférer le dossier dans le délai prévu au paragraphe (3), il en informe le client et son nouveau représentant et remet les documents à ce dernier au plus tard dans les trente jours après la date à laquelle la demande de transfert du client est faite.