Règlement sur l’équité en matière d’emploi (DORS/96-470)

Analyse de l’effectif

• 6 (1) L’employeur fait l’analyse de son effectif en se fondant sur les renseignements recueillis aux termes des articles 3 à 5 et les renseignements pertinents figurant dans ses autres dossiers d’emploi, afin de déterminer :

  • a) pour chaque catégorie professionnelle de son effectif :

    • (i) le nombre d’autochtones,

    • (ii) le nombre de personnes handicapées,

    • (iii) le nombre de personnes faisant partie d’une minorité visible,

    • (iv) le nombre de femmes;

  • b) le degré de sous-représentation des personnes mentionnées à l’alinéa a), en comparant le nombre de membres de chaque groupe désigné dans chaque catégorie professionnelle de son effectif à leur représentation dans chaque catégorie professionnelle au sein de celui des groupes suivants qui constitue la base de référence la plus appropriée :

    • (i) l’ensemble de la population apte au travail,

    • (ii) les secteurs de la population apte au travail susceptibles d’être distingués en fonction de critères de compétence, d’admissibilité ou d’ordre géographique où l’employeur serait fondé à choisir ses salariés.

• (2) Pour déterminer le degré de sous-représentation visé à l’alinéa (1)b), l’employeur utilise les données relatives au marché du travail que le ministre met à sa disposition conformément au paragraphe 42(3) de la Loi, ou les données relatives au marché du travail provenant de toute autre source que le ministre juge pertinentes, pour évaluer le nombre de travailleurs, dans la ou les régions géographiques où il serait fondé à choisir ses salariés, qui appartiennent à des groupes désignés et qui possèdent les compétences nécessaires ou sont admissibles pour occuper des emplois au sein de chaque catégorie professionnelle de son effectif.

• (3) L’employeur qui a déjà fait l’analyse de la totalité ou d’une partie de son effectif avant l’entrée en vigueur du présent règlement n’est pas tenu d’effectuer une autre analyse de la totalité ou de cette partie de son effectif si les conditions suivantes sont réunies :

  • a) les résultats de l’analyse précédente sont à jour grâce aux révisions périodiques effectuées pour tenir compte de la mise à jour, conformément à l’article 5, des résultats de l’enquête sur l’effectif;

  • b) les résultats de l’analyse précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une analyse effectuée conformément aux paragraphes (1) et (2).

• (4) Lorsque l’employeur remplace son plan d’équité en matière d’emploi, il n’est pas tenu d’effectuer une nouvelle analyse de l’effectif si les résultats de l’analyse précédente ont été tenus à jour par des révisions périodiques effectuées pour tenir compte de la mise à jour, conformément à l’article 5, des résultats de l’enquête sur l’effectif.

7 Aux fins de l’élaboration du plan d’équité en matière d’emploi, l’employeur dresse un sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif.

Étude des systèmes, règles et usages en matière d’emploi

8 Lorsque l’analyse de l’effectif effectuée conformément à l’article 6 révèle une sous-représentation des membres de groupes désignés dans des catégories professionnelles de son effectif, l’employeur procède à l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi afin de déterminer si ceux-ci constituent des obstacles à l’emploi des personnes faisant partie des groupes désignés.

• 9 (1) Sous réserve de l’article 10, pour déterminer si ses systèmes, règles et usages d’emploi constituent des obstacles à l’emploi aux termes de l’article 8, l’employeur étudie les systèmes, règles et usages d’emploi applicables à chacune des catégories professionnelles dans lesquelles il y a sous-représentation, quant aux questions suivantes :

  • a) la recherche, la sélection et le recrutement des salariés;

  • b) la formation et le perfectionnement des salariés;

  • c) l’avancement des salariés;

  • d) le maintien et la cessation de fonctions des salariés;

  • e) les mesures d’adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

• (2) Si, à la suite de l’étude effectuée aux termes du paragraphe (1), l’employeur met en oeuvre de nouveaux systèmes, règles et usages d’emploi touchant les questions qui y sont mentionnées, il en fait alors l’étude relativement aux mêmes questions.

10 L’employeur qui, avant l’entrée en vigueur du présent règlement, a déjà fait l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi quant aux questions mentionnées au paragraphe 9(1) pour la totalité ou une partie de son effectif n’est pas tenu de procéder à une nouvelle étude à l’égard des mêmes questions si les résultats de l’étude précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une étude menée en application du paragraphe 9(1).

Dossiers d’équité en matière d’emploi

11 L’employeur tient les dossiers suivants :

• a) un dossier concernant l’appartenance de chaque salarié à un groupe désigné, le cas échéant;

• b) un dossier concernant la classification de chaque salarié selon sa catégorie professionnelle;

• c) un dossier concernant la rémunération et les augmentations de rémunération de chaque salarié;

• c.1) pour chaque salarié employé par un employeur du secteur privé, un dossier comprenant les renseignements visés aux alinéas 25.1 a) à f );

• d) un dossier concernant les promotions de chaque salarié;

• e) une copie du questionnaire de l’enquête sur l’effectif remis aux salariés et des autres renseignements qu’il a utilisés pour effectuer l’analyse de son effectif;

• f) le sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif visé à l’article 7;

• g) une description des mesures qu’il a prises dans le cadre de l’étude de ses systèmes d’emploi;

• h) son plan d’équité en matière d’emploi;

• i) un dossier concernant les mesures qu’il a prises pour assurer le suivi de la mise en oeuvre du plan d’équité en matière d’emploi, conformément à l’article 12 de la Loi;

• j) un dossier concernant les mesures prises par lui et les renseignements fournis aux salariés conformément à l’article 14 de la Loi.

• 12 (1) Dans le cas de la cessation de fonctions d’un salarié, les dossiers visés aux alinéas 11a) à d) établis à son égard sont conservés pendant les deux ans suivant la date de cessation des fonctions.

• (2) Les dossiers visés aux alinéas 11e) à j) sont conservés pendant les deux ans suivant la fin de la période visée par le plan d’équité en matière d’emploi auquel ils se rapportent.

• (3) L’employeur du secteur privé qui établit le rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi visé au paragraphe 18(1) de la Loi au moyen d’un logiciel spécialisé ou d’une application fournis à cette fin par le gouvernement du Canada conserve une copie de la base de données ou de tout autre enregistrement informatique utilisé à cette fin pendant les deux années suivant l’année visée par le rapport.

Certificat du tribunal

13 Le certificat du tribunal visé à l’alinéa 39(4)b) de la Loi est établi en la forme prévue à l’annexe V.

PARTIE IIRapport de l’employeur du secteur privé

Application

14 La présente partie s’applique au rapport de l’employeur du secteur privé visé à l’article 18 de la Loi.

Modalités

14.1 Dans le présent règlement, toute mention des formulaires 1 à 6 vaut mention d’un formulaire figurant dans le document intituléFormulaires sur l’équité en matière d’emploi 2021, préparé par le ministère de l’Emploi et du Développement social et publié sur son site Web.

• 15 (1) Le rapport visé au paragraphe 18(1) de la Loi est établi au moyen des formulaires 1 à 6.

• (2) [Abrogé, DORS/2020-236, art. 6]

• (3) L’échelon visé pour l’application de l’alinéa 18(1)c) de la Loi est un quart de l’échelle de rémunération.

• 16 (1) Le rapport sur l’équité en matière d’emploi doit contenir l’attestation ci-après de l’exactitude des renseignements y figurant :

  « Moi, (nom), j’atteste, au nom de (nom légal de l’employeur), que les renseignements fournis dans les formulaires 1 à 6 du présent rapport sont, autant que je sache, vrais et exacts à tous égards.

  DateSignature »

• (2) Dans le cas où le rapport sur l’équité en matière d’emploi est déposé au nom d’une personne morale, l’attestation visée au paragraphe (1) est signée par un cadre supérieur de celle-ci.

Instructions

Dispositions générales

17 [Abrogé, DORS/2020-236, art. 8]

18 Pour chaque année civile, le rapport sur l’équité en matière d’emploi est établi au moyen des formulaires 1 à 6 et conformément aux instructions données aux articles 20 à 31.

19 Dans des cas autres que celui prévu au paragraphe 18(3) de la Loi, pour l’application du paragraphe 18(1) de la Loi, le rapport sur l’équité en matière d’emploi est réputé avoir été déposé auprès du ministre à la date où il le reçoit.

20 Lorsque les renseignements demandés sur un formulaire ne s’appliquent pas à l’employeur, celui-ci y inscrit la mention « sans objet », l’abréviation « s.o. » ou une brève explication.

21 Sur les formulaires 1 à 3, l’employeur fournit les renseignements demandés au sujet du nombre de salariés qu’il avait :

• a) dans le cas des salariés permanents à plein temps et des salariés permanents à temps partiel, au 31 décembre de l’année civile;

• b) dans le cas des salariés temporaires, à la date, au cours de l’année civile, où leur nombre était le plus élevé.

22 Sur les formulaires 2 et 4 à 6, l’employeur indique la catégorie professionnelle de chaque salarié, telle qu’elle est désignée à la colonne I de l’annexe II, en se reportant au groupe de base de salariés mentionné à la colonne II qui correspond le mieux au travail exécuté par le salarié.

FORMULAIRE 1

• 23 (1) Sur le formulaire 1, l’employeur inscrit la branche d’activité des salariés en choisissant la description du groupe industriel applicable figurant dans le Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) Canada, élaboré et administré par Statistique Canada et les organismes statistiques du Mexique et des États-Unis et publié sous l’autorité du ministre responsable de Statistique Canada, avec ses modifications successives.

• (2) Dans la case « branche d’activité 1 » du formulaire 1, l’employeur inscrit la branche d’activité qui compte le plus grand nombre de salariés et il indique les autres branches d’activité suivant l’ordre décroissant du nombre de salariés.

• (3) Lorsque le nombre de branches d’activité des salariés est supérieur à quatre, l’employeur indique les branches d’activité supplémentaires, avec le nombre de salariés correspondant, sur une feuille distincte qu’il annexe au formulaire 1.

FORMULAIRE 2

• 24 (1) Sous réserve du paragraphe (2), pour chaque branche d’activité qu’il a indiquée sur le formulaire 1, l’employeur remplit les parties applicables du formulaire 2 à l’égard de tous ses salariés au Canada, pour chacune des catégories suivantes :

  • a) les salariés permanents à plein temps;

  • b) les salariés permanents à temps partiel;

  • c) lorsqu’ils représentent à tout moment de la période de rapport 20 pour cent ou plus de son effectif, les salariés temporaires.

• (2) Si le nombre de salariés inscrit sur le formulaire 1 dans une branche d’activité autre que la branche d’activité 1 est inférieur à 1 000, l’employeur regroupe ces salariés avec ceux de la branche d’activité 1.

• (3) L’employeur qui a rempli les parties applicables du formulaire 2 séparément pour plus d’une branche d’activité en application du paragraphe (1) intègre les renseignements fournis et remplit à nouveau les parties applicables du formulaire 2 pour l’ensemble de ces branches d’activité.